Serwer faksów na Windows 2008 - Pierwsze starcie

Dziś zajmę się przeglądem możliwości serwera faksów w Windows 2008. Usługa ta jest często niedoceniana przez użytkowników i administratorów. Bardzo często wybieramy inne komercyjne rozwiązania a może warto jednak zainteresować się serwerem faksów w Windows 2008?

Instalacja i konfiguracja

Zanim przystąpimy do instalacji serwera faksów powinniśmy zainstalować modem. Podłączamy modem a następnie pozwalamy systemowi wykryć go i zainstalować. Jeśli ta procedura nie zainstaluje modemu możemy skorzystać z apletu "Phone and Modem Options", który znajduje się w "Control Panel".
Po instalacji modemu należy przejść do konsoli zarządzania serwerem "Server Manager" gdzie dodajemy Rolę "Fax Server". Rola ta wymaga zainstalowania roli "Print Services", jeśli rola nie była wcześniej zainstalowana kreator wyświetli stosowny komunikat i zaznaczy wymaganą rolę do instalacji.

Rysunek 1. Okno Główne serwer manager

Rysunek 1. Okno główne Serwer Manager'a

Rysunek 2. Dodawanie Roli

Rysunek 2. Dodawanie Roli

Kreator dodawania roli wyświetli informacje, które pomogą skonfigurować serwer faksów.
Kolejne rysunki przedstawiają proces instalacji roli "Fax Server" w Windows 2008.

Rysunek 3. Wstępne inormacje o wybranej roli

Rysunek 3. Wstępne informacje o wybranej roli

Rysunek 4. Definiowanie użytkowników uprawnionych do korzystania z serwera

Rysunek 4. Definiowanie użytkowników uprawnionych do korzystania z serwera

Rysunek 5. Definiowanie widoczności faksów

Rysunek 5. Definiowanie widoczności faksów

Rysunek 6. Definiowanie widoczności faksów II

Rysunek 6. Definiowanie widoczności faksów II

Rysunek 7. Informacje o wymaganej roli serwera wydruku

Rysunek 7. Informacje o wymaganej roli serwera wydruku

Rysunek 8. Wybór dodatkowej funkcjonalności dla serwera wydruku

Rysunek 8. Wybór dodatkowej funkcjonalności dla serwera wydruku

Rysunek 9. Podsumowanie kroków przed instalacją ról

Rysunek 9. Podsumowanie kroków przed instalacją ról

Rysunek 10. Postęp instalacji

Rysunek 10. Postęp instalacji

Rysunek 11. Podsumowanie instalacji - zakończenie

Rysunek 11. Podsumowanie instalacji - zakończenie

Po zakończeniu instalacji należy wstępnie skonfigurować zainstalowany serwer faksów. W tym celu należy uruchomić konsolę "Fax Service Manager".
W dalszej części przedstawię podstawową konfigurację serwera. Na potrzeby tego skryptu zostanie skonfigurowany sposób dostarczania otrzymanych faksów do folderu lokalnego C:\FAX\inBox (dostępne też są inne opcje: automatyczne drukowanie oraz automatyczne wysyłanie faksu poprzez email. Uwaga! Mogą być wykorzystywane wszystkie metody jednocześnie). Zostanie też skonfigurowane automatyczne odbieranie przychodzących faksów po piątym sygnale. Uwaga! Drukarka "Fax" powinna zostać udostępniona dla użytkowników, którzy będą korzystać zdalnie z serwera faksu.
Nowy serwer faksów posiada funkcjonalność, która ułatwia administratorom prawidłowe wdrożenie systemu (następne rysunki przedstawiają rekomendacje konfiguracji oraz przejrzysty system pomocy).

Rysunek 12. Fax Server - Rekomendacje dla roli

Rysunek 12. Fax Server - Rekomendacje dla roli

Rysunek 13. Fax Server - Pomoc

Rysunek 13. Fax Server - Pomoc

Następne ekrany przedstawiają konfiguracje przechowywania przychodzących faksów w folderze lokalnym oraz menu podręczne umożliwiające uruchomienie danej funkcjonalności.

Rysunek 14. Konsola zarządzania serwerem faksów

Rysunek 14. Konsola zarządzania serwerem faksów

Aby ustawić folder, w którym będą zapisywane faksy przychodzące należy wyświetlić "Properties" opcji "Incoming Methods" dla wybranego modemu, a następnie wybrać zakładkę "Store in Folder". Na tej zakładce należy wskazać folder, w którym będą zapisywane faksy

Rysunek 15. Konfiguracja metody przechowywania przychodzących faksów

Rysunek 15. Konfiguracja metody przechowywania przychodzących faksów

Rysunek 16. Folder przechowywania faksów

Rysunek 16. Folder przechowywania faksów

Po ustawieniu folderu należy zaakceptować okno, a następnie uruchomić wybraną metodę. Można to zrobić wybierając opcję "Enable" z menu podręcznego

Rysunek 17. Menu podręczne wybranej metody dostarczania

Rysunek 17. Menu podręczne wybranej metody dostarczania

Następny ekran pokazuje jak uruchomić automatyczne odbieranie faksu. Opcje odbierania dostępne są w "Properties" menu podręcznego na wybranym modemie. Konfiguracji automatycznego odbierania dokonuje się na zakładce "General".

Rysunek 18. Właściwości wybranego modemu

Rysunek 18. Właściwości wybranego modemu

Po zakończeniu instalacji podłączamy linie telefoniczną i z zewnętrznego faksu wysyłamy testową wiadomość.
Przegląd otrzymanych/wysłanych faksów dostępny jest w konsoli "Windows Fax and Scan".

Rysunek 19. Windows Fax and Scan

Rysunek 19. Windows Fax and Scan

W związku z tym, że serwer faksów został skonfigurowany do przyjmowania faksów i zapisywania ich w folderze C:\Fax\inBox, można sprawdzić tam dodatkowo otrzymany faks (sprawdzenie bez użycia konsoli "Windows Fax and Scan"). Przychodzące faksy zostaną zapisane w formacie tiff. Można udostępnić ten folder dla użytkowników w celu łatwiejszego przeglądu/edycji faksów.

Konfiguracja klienta

Zakładamy użytkownika w domenie lub jeśli jej nie mamy w przystawce "Local Users and Groups", użytkownik ten będzie mógł wysyłać i odbierać faksy. Użytkownik powinien zostać dodany do lokalnych grup "Fax Users" oraz "Fax Routing Assistants". Po założeniu użytkownika w systemie, możemy założyć go też w konsoli zarządzającej serwerem faksów. Operacja ta nie jest jednak wymagana w przypadku, gdy w konfiguracji zezwoliliśmy na automatyczne zakładanie użytkowników po podłączeniu do serwera faksu. Należy sprawdzić czy użytkownik może się podłączyć do przygotowanego serwera. Dokładne informacje na temat konfigurowania klienta można znaleźć na stronie Microsoft pod adresem: http://support.microsoft.com/KB/306550/pl
Na końcówce klienckiej wyposażonej w system Windows XP należy zainstalować usługę faksowania. Można zainstalować ten dodatek na dwa sposoby: 1. poprzez aplet "Dodaj/Usuń składniki systemu Windows" lub 2. poprzez kliknięcie "Konfiguruj faksowanie" w przystawce zarządzania drukarkami. Po instalacji można usunąć lokalną drukarkę faks (dzięki czemu nie pomylimy się wysyłając faks do zdalnego serwera). Następnie instalujemy udostępnioną wcześniej drukarkę faksu (Uwaga! By wszystko działało bez problemu maszyna kliencka i serwer powinny być podłączone do jednej domeny - rozwiązuje to ewentualne problemy z autoryzacją użytkowników.
Po zainstalowaniu drukarki należy kliknąć na niej dwukrotnie, co spowoduje uruchomienie kreatora konfiguracji. Możemy w tym kreatorze skonfigurować np. informacje o nadawcy.
Po skonfigurowaniu usługi faksowania pojawi się okno "Konsola faksu".

Testujemy

Otwieramy notatnik i przygotowujemy testową wiadomość, którą wydrukujemy na nowo zainstalowaną drukarkę. Po uruchomieniu drukowania pojawi się okno "Kreatora wysyłania faksu", w którym wypełniamy dane dotyczące adresata. Po uzupełnieniu danych wysyłamy faks (warto sprawdzić czy faks faktycznie został wysłany).

Teraz to, co tygryski lubią najbardziej

czyli zastosowanie praktyczne usługi faksowania do wysyłania korespondencji seryjnej z Microsoft Word.
Artykuł bazy wiedzy opisujący ten temat znajduje się pod adresem: http://support.microsoft.com/kb/826838/pl.
Dodatkowo przydadzą się informacje zawarte w artykułach: http://support.microsoft.com/kb/282550/pl
oraz http://support.microsoft.com/kb/289532/pl.

Zaczynamy:
Najpierw należy przekonfigurować aplikację Outlook. W tym celu przy zamkniętym Outlooku wchodzimy do "Panelu Sterowania"/"Poczta", następnie wybieramy nasz profil i przechodzimy do opcji "Konta e-mail". Tutaj należy wybrać "Wyświetl lub zmień istniejące konta e-mail". Po kliknięciu wybieramy przycisk "Dodaj". Następnie należy wybrać opcję "Dodatkowe typy serwera" i oczywiście "Dalej". Jednym z ostatnich kroków konfiguracji jest zaznaczenie typu serwera "Przesyłanie poczty i faksów". Następnie zamykamy okienka akceptując wprowadzone zmiany. Po skonfigurowaniu "Poczty" zaczynamy zabawę z Wordem.
Nie będę dokładnie opisywał jak to zrobić (myślę, że większość z Państwa używała już korespondencji seryjnej więcej niż jeden raz), a zademonstruję tylko na przykładzie jak to działa. Na potrzeby tego opracowania zostaną wysłane faksy na numery zawarte w pliku fax.xls (plik zawiera informacje o nazwie odbiorcy oraz numerze faksu odbiorcy w formacie: [Fax:xxxxx]).

Rysunek 20. Przykładowy plik xls z danymi

Rysunek 20. Przykładowy plik xls z danymi

Następnie tworzymy plik korespondencji seryjnej. Utworzony plik korespondencji seryjnej scalamy do poczty email. Dla pola Do należy wybrać pole z pliku xls o nazwie FAX. Uwaga! Dane w polu FAX muszą być wprowadzone w podanym wyżej formacie.

Rysunek 21. Przykładowy plik korespondencji seryjnej

Rysunek 21. Przykładowy plik korespondencji seryjnej

Po zakończeniu scalania uruchamiamy MS Outlook, program automatycznie przekaże faksy do usługi faksu, można sprawdzić czy faksy znalazły się w "Elementach Wysłanych" następnie sprawdzamy w "Konsoli Faksu" czy faksy zostały wysłane.

Rysunek 22. Sprawdzenie statusu wysyłki faksów

Rysunek 22. Sprawdzenie statusu wysyłki faksów

Podsumowanie

Publikacja ta nie zawiera pełnego przeglądu serwera faksów. Obsługa i konfiguracja jest dokładnie opisana w dokumentach pomocy i na stronach Microsoft. Publikacja pokazuje podstawy uruchamiania i konfigurowania serwera faksowego. Mam nadzieję, że ten krótki przegląd możliwości i prostota konfiguracji tej roli zachęci przynajmniej niektórych z Państwa do wypróbowania jej funkcjonalności.
Porównując rozwiązanie serwera faksowego do produktów konkurencyjnych muszę stwierdzić, że jest to dobre rozwiązanie (na pewno tańsze niż część z produktów konkurencji - zwykle w przedsiębiorstwie znajdzie się serwer z systemem serwerowym Microsoft, w związku z tym nie musimy juz inwestować w dodatkowe oprogramowanie). Żaden z produktów, które testowałem nie był idealny, jednak rozwiązanie MS mogę śmiało zarekomendować jako tani, wygodny, a przede wszystkim bardzo dobrze zintegrowany ze środowiskiem system faksowania. W rozwiązaniu MS brakuje mi tylko bardziej rozbudowanego mechanizmu wysyłania faksów (oczywiście można wykorzystać api i zintegrować lepiej serwer faksów z innymi systemami/aplikacjami znajdującymi się w firmie, jednak wolałbym coś mniej skomplikowanego jak np. dorzucenie znaczników w stylu: FaxNumer, tak by można było wysyłać seryjne faksy ze starszych aplikacji po prostu modyfikując dane, które są wysyłane do drukarki).